Ici, je parle de l'un de mes premiers projets en tant que consultant-formateur avec DIMO et DocuWare. Chez Hub One, on ne plaisante pas avec la performance opérationnelle. Spécialistes de la logistique, du transport ou encore de l’aéroportuaire, ils sont plutôt à l’aise avec la tech. Et pourtant, en 2017, ils traitaient encore 10 000 factures fournisseurs... à la main. Papier, classeurs, oublis, retards, bref : pas le genre d’expérience utilisateur qu’on aime vendre.

Objectif : rationaliser sans perdre le contrôle

Le problème était simple : trop de papier, pas assez d’automatisation, et une chaîne comptable qui patine. L’objectif ? Digitaliser tout le process sans renoncer à la rigueur comptable. En gros, dire adieu aux classeurs sans perdre la main sur les validations.

Côté finance, Franck Sabin (DAF de Hub One Mobility) voulait à la fois :

• maîtriser les flux de factures,

• accélérer les process (surtout les clôtures),

• garder la main sur les workflows de validation,

• et sécuriser les données.

Une démarche cadrée et un choix éclairé

Premier réflexe intelligent : prendre le temps de poser un vrai cahier des charges. Trois mois pour définir leurs besoins, pas moins. Ensuite, un appel d’offres, avec DocuWare qui sort du lot. Pourquoi ? Pas juste pour les fonctionnalités (toutes les solutions se ressemblent à ce niveau), mais pour :

• une ergonomie bien pensée,

• une vraie intégration temps réel avec leur ERP (Sage X3 et Navision),

• un portail fournisseurs efficace,

• et une fluidité dans la circulation de l’info.

En clair, pas juste une GED, mais une solution vivante, bien connectée à l’existant.

Résultat : un circuit 100 % digital, fluide et fiable

Déployée à l’été 2017, la solution a très vite fait ses preuves. Toutes les factures passent désormais par DocuWare, qui les archive, les classe, les relie aux bons ERP et lance les validations via des workflows automatisés.

Cerise sur le gâteau : Hub One a économisé l’équivalent d’un poste, simplement grâce au gain de temps sur la gestion et la clôture comptable. Les infos sont accessibles en temps réel, les vérifications sont simples, et les documents sont sécurisés — avec piste d’audit pour les contrôles.

Un projet qui s’étend naturellement

Le plus beau dans tout ça ? Ce n’est qu’un début. Après les factures, c’est au tour des bons de livraison d’être numérisés. Et bientôt, ce seront les documents fiscaux qui passeront à la moulinette de la GED. Bref, une démarche progressive mais ambitieuse : dématérialiser tout ce qui peut l’être, sans perdre en contrôle ni en traçabilité.

À retenir pour votre propre projet digital :

• Ne pas foncer tête baissée : le cadrage est essentiel.

• L’UX et l’interopérabilité comptent autant que les fonctionnalités.

• Un projet de digitalisation réussi, c’est souvent un mix entre vision long terme et gains opérationnels rapides.

Et si vous pensez que la GED, c’est un truc ringard réservé aux grosses boîtes… visitez le site de DIMO pour voir d'autres projets à succès du style, ou demandez à Hub One ce qu’ils en pensent. 😉