Contexte

Historiquement, AdduXi gérait ses demandes d’achats au travers de processus multiples, chronophages et peu homogènes entre services et filiales. Cette dispersion organisationnelle engendrait un manque de traçabilité, des risques d’erreurs et une perte de temps aussi bien pour les opérationnels que pour les fonctions support (achats, contrôle de gestion, direction).

Enjeux et objectifs

Le projet a été conçu pour répondre à une ambition claire : gagner en efficacité et en fiabilité tout en renforçant le pilotage financier. Les objectifs étaient :

• Standardiser et automatiser les circuits de validation via DocuWare.

• Garantir conformité et traçabilité à chaque étape du processus.

• Accélérer le traitement et réduire les délais de validation.

• Offrir à la direction et au contrôle de gestion une vision consolidée et fiable des engagements.

• Sécuriser les flux grâce à une gestion fine des rôles et des droits utilisateurs.

Mise en œuvre

Une solution sur mesure a été déployée autour de DocuWare :

• Deux formulaires Web distincts :

  • Commandes générales (gestion des urgences, équipements concernés).

  • Projets (validation spécifique par la direction des projets).

• Workflows dynamiques intégrés :

  • Seuils de validation différenciés selon montants, entités ou urgence.

  • Circuits hiérarchiques clairs : demandeur, direction de filiale, contrôle de gestion, achats.

  • Gestion des litiges et suivi des statuts en temps réel.

• Boîtes de recherche multicritères adaptées aux rôles pour un accès ciblé et pertinent.

• Dispositif de gestion des absences, évitant tout blocage dans la chaîne de validation.

Bénéfices

Les résultats obtenus sont tangibles :

• Efficacité opérationnelle : réduction significative du temps de traitement grâce à l’automatisation.

• Conformité et traçabilité : chaque étape horodatée, validée et archivée, renforçant le contrôle interne.

• Visibilité financière accrue : maîtrise des engagements avec reporting en temps réel par société, projet ou fournisseur.

• Sécurité et gouvernance : gestion rigoureuse des droits utilisateurs, garantissant confidentialité et fiabilité.

• Flexibilité : prise en compte des urgences, absences et cas particuliers sans perturber le workflow.

Conclusion

En digitalisant et en standardisant son processus de demandes d’achats, AdduXi a franchi un cap majeur vers une gestion plus fluide, sécurisée et pilotée de ses dépenses. Ce projet démontre que la combinaison d’outils digitaux performants et d’une approche organisationnelle claire constitue un véritable levier de performance pour les groupes multi-filiales.