Contexte

AdduXi gérait historiquement ses demandes d’achats par des processus multiples, chronophages et peu homogènes entre services et filiales. La multiplication des circuits de validation et l’absence d’outils unifiés généraient des risques d’erreur, un manque de traçabilité et une perte de temps pour les opérationnels comme pour les fonctions support (achats, contrôle de gestion, direction).

Enjeux et objectifs

Le projet visait à :

• Standardiser et automatiser les circuits de validation des demandes d’achats via la plateforme DocuWare.

• Garantir la conformité et la traçabilité de chaque étape, de la saisie initiale à la réception finale.

• Accélérer le traitement des demandes et réduire les délais de validation.

• Donner à la direction et au contrôle de gestion une visibilité centralisée et fiable des engagements.

• Intégrer une gestion fine des droits et rôles utilisateurs pour sécuriser l’accès et responsabiliser chaque acteur.

Mise en œuvre

• Création de deux formulaires Web distincts, adaptés aux besoins :

  • Commandes générales (avec gestion des urgences et équipements concernés).

  • Projets (avec validation spécifique par la direction des projets).

• Paramétrage de workflows dynamiques dans DocuWare, intégrant :

  • Des seuils de validation différenciés (montants, entités, urgence).

  • Des circuits de validation hiérarchiques (demandeur, direction de filiale, contrôle de gestion, achats).

  • La possibilité de mise en litige et de suivi des statuts en temps réel.

• Mise en place de boîtes de recherche multicritères, adaptées aux rôles, pour garantir un accès ciblé et pertinent à l’information.

• Intégration d’un dispositif de gestion des absences, afin de ne pas bloquer le flux de validation.

Bénéfices

• Efficacité opérationnelle : réduction significative du temps de traitement des demandes grâce à l’automatisation.

• Conformité et traçabilité : chaque étape est horodatée, validée et archivée, ce qui renforce le contrôle interne.

• Visibilité financière : meilleure maîtrise des engagements de dépenses, avec reporting en temps réel par société, projet ou fournisseur.

• Sécurité et gouvernance : gestion fine des rôles et des droits, limitant les risques d’erreurs et garantissant la confidentialité.

• Flexibilité : prise en compte des cas particuliers (urgences, absences, demandes incomplètes) sans casser le workflow.