Contexte et finalité

Dans un secteur horticole où les échanges entre clients, fournisseurs et équipes internes sont nombreux et sensibles, la maîtrise de l’information documentaire constitue un levier stratégique de performance. Ce projet avait pour objectif de centraliser, sécuriser et structurer les documents tout au long du cycle de vie des relations commerciales, en favorisant la fiabilité, la conformité et l’efficience des processus.

Intégration d’une GED couplée à l’ERP métier

Le dispositif repose sur la mise en œuvre d’une gestion électronique des documents (GED) entièrement intégrée à l’ERP horticole de l’entreprise :

• Centralisation automatique des documents : commandes, contrats, bons de livraison, factures, etc.

• Workflows documentaires automatisés : validation, classement et suivi des échanges.

• Accès contextuel aux documents depuis l’ERP : navigation fluide pour les utilisateurs, sans rupture de parcours.

Objectifs opérationnels

Les principaux objectifs opérationnels du projet étaient :

• Améliorer la collaboration entre services commerciaux, logistiques et administratifs via un référentiel documentaire commun.

• Réduire les délais de traitement grâce à l’automatisation des circuits de validation et à la suppression des manipulations papier.

• Renforcer la traçabilité et l’archivage pour une meilleure gestion du risque et des litiges éventuels.

• Assurer la conformité réglementaire, notamment en matière de conservation, confidentialité et intégrité des documents.

• Préparer une interface de signature électronique, notamment avec DocuSign, pour fluidifier les processus internes.

Résultats constatés

Le projet a produit des bénéfices opérationnels tangibles :

• Réduction significative des erreurs et pertes de documents.

• Accès rapide et sécurisé à l’information, y compris en mobilité.

• Fluidité accrue des processus métiers, avec visibilité en temps réel sur l’état des documents et actions en cours.

• Adhésion renforcée des équipes, grâce à des gains concrets en efficacité et confort de travail.

Conclusion

Cette initiative démontre comment l’intégration d’une GED avec un ERP métier peut transformer les processus documentaires d’une entreprise horticole, générant efficacité, fiabilité et conformité, tout en améliorant la collaboration et le confort de travail des équipes.