Contexte et finalité

Dans un secteur horticole caractérisé par des échanges nombreux et souvent sensibles entre clients, fournisseurs et équipes internes, la maîtrise de l’information documentaire est un levier clé de performance. Ce projet visait à centraliser, sécuriser et structurer les documents tout au long du cycle de vie des relations commerciales, dans une logique de fiabilité, de conformité et d’efficience.

Intégration d’une GED couplée à l’ERP métier

Le cœur du dispositif repose sur la mise en œuvre d’une solution de gestion électronique des documents (GED), entièrement intégrée à l’ERP horticole utilisé par l’entreprise. Cette interconnexion permet :

• La centralisation automatique des documents liés aux commandes, contrats, bons de livraison, factures, etc.

• La création de workflows documentaires automatisés pour la validation, le classement, et le suivi des échanges.

• Un accès contextuel aux documents directement depuis l’ERP, sans rupture de navigation pour les utilisateurs.

Objectifs opérationnels

• Améliorer la collaboration entre les services commerciaux, logistiques et administratifs via un référentiel documentaire commun.

• Réduire les délais de traitement grâce à l’automatisation des circuits de validation et à la suppression des manipulations papier.

• Renforcer la traçabilité et l’archivage des échanges pour une meilleure gestion du risque et des litiges éventuels.

• Assurer la conformité réglementaire, notamment en matière de conservation, de confidentialité et d’intégrité des documents.

• Préparer une interface de signature, notamment avec l'utilisation en interne de DocuSign au sein de plusieurs services.

Résultats constatés

• Réduction significative des erreurs et des pertes de documents.

• Accès rapide et sécurisé à l’information, y compris en mobilité.

• Meilleure fluidité des processus métiers, avec une visibilité en temps réel sur l’état des documents et des actions en cours.

• Adhésion des équipes, renforcée par des gains concrets en efficacité et en confort de travail.