Contexte et objectifs

Dans une logique d’optimisation du cycle d’achat et de préparation aux exigences réglementaires à venir, ce projet P2P a été mis en œuvre pour couvrir l’ensemble du flux Purchase-to-Pay, de la demande d’achat (DA) jusqu’au paiement fournisseur. Il intègre également une gestion structurée des contrats, afin de sécuriser les engagements et de renforcer la conformité.

Enjeux principaux

• Digitaliser et automatiser les processus achats et comptables.

• Structurer la gestion des demandes d’achat (DA) comme point d’entrée du processus P2P.

• Garantir la conformité contractuelle à chaque étape.

• Centraliser les documents via une GED connectée à l’ERP.

• Anticiper les obligations de la loi de finance 2026, en préparant un système adapté à la facturation électronique obligatoire.

  
  

Solutions mises en œuvre

• Déploiement de DocuWare (GED) pour centraliser les documents achats, les contrats fournisseurs et les flux de validation.

• Intégration avec Cegid Y2, permettant :

  • La transmission automatisée des DAs et bons de commande.

  • Le rapprochement des factures avec les documents sources.

• Mise en place de workflows P2P standards, incluant :

  • Saisie et validation des demandes d’achat (DA)

  • Gestion des contrats associés

  • Validation des engagements

  • Traitement automatisé des factures

• Veille et structuration des données en vue de la conformité à la réforme de la facturation électronique (loi de finance pour 2026).

  
  

Bénéfices constatés

• Réduction des erreurs et des délais grâce à l’automatisation des tâches répétitives.

• Maîtrise accrue des engagements et meilleure anticipation des dépenses.

• Traçabilité complète des documents et décisions.

• Meilleure préparation réglementaire, avec une architecture déjà partiellement conforme aux futures obligations fiscales.

• Fluidité renforcée des relations fournisseurs, grâce à un pilotage plus transparent.