Face à une gestion hétérogène et chronophage des factures et contrats, l’entreprise a décidé de franchir un cap majeur dans la modernisation de ses processus achats et comptabilité. Le volume croissant de documents, la multiplicité des canaux de réception et des circuits de validation internes complexes rendaient le suivi difficile, exposant les équipes à des délais trop longs, des erreurs de saisie et un manque de visibilité sur les statuts de traitement.

Des enjeux de fiabilité et d’efficacité

La direction a fixé un cap clair :

• Gagner en efficacité en réduisant la charge administrative des équipes.

• Renforcer la fiabilité et la conformité grâce à des contrôles systématiques et automatisés.

• Donner de la visibilité en temps réel aux opérationnels et aux managers.

• Connecter la chaîne de traitement directement avec l’outil comptable Cegid Y2 pour éliminer toute ressaisie.

Une digitalisation complète du cycle de vie des documents

La solution déployée s’appuie sur DocuWare et ses workflows intelligents pour couvrir l’ensemble du périmètre :

• Factures de frais généraux : acquisition multicanal, contrôles automatiques, imputation comptable et validation ciblée.

• Factures sur commande : rapprochement avec les bons de livraison, gestion des écarts et intégration fluide dans Cegid Y2.

• Contrats : suivi complet du cycle de vie, alertes de prévenance et gestion proactive des reconductions ou résiliations.

• Paiements : pilotage via listes dynamiques et statuts clairs (BAP, en cours, payé).

Chaque workflow combine rigueur des contrôles automatiques (doublons, cohérence montants HT/TVA/TTC, dates, devises) et flexibilité des validations humaines lorsque nécessaire.

Des résultats tangibles et mesurables

La mise en place de cette solution a généré des gains immédiats :

• Délais de traitement réduits, grâce à l’automatisation des flux et des notifications.

• Erreurs supprimées, notamment par l’interface native avec Cegid Y2.

• Conformité renforcée, avec des contrôles intégrés et une traçabilité complète.

• Visibilité accrue, pour la direction comme pour les opérationnels, avec un suivi transparent à chaque étape.

• Pilotage financier optimisé, offrant une meilleure maîtrise des engagements et des délais de paiement fournisseurs.

Une transformation digitale réussie

Ce projet a permis de transformer une gestion documentaire éclatée et manuelle en un processus digital fluide, fiable et pilotable. Résultat : des économies de temps, une sécurisation financière renforcée et une fonction finance qui gagne en agilité et en efficacité pour soutenir la croissance de l’entreprise.