Contexte

EURO ETHNIC FOODS (EEF) gérait un volume conséquent de factures fournisseurs, réparties entre frais généraux, factures sur commande et documents annexes. La diversité des entités (BU, magasins, filiales) et des fournisseurs compliquait le suivi, ralentissait la comptabilité et multipliait les risques d’erreurs (doublons, retards, incohérences de données). L’objectif était clair : fiabiliser et automatiser le traitement des factures grâce à une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) connectée à l’ERP comptable Sage X3.

Enjeux et objectifs

• Fluidifier le traitement des factures en éliminant les tâches manuelles répétitives.

• Renforcer la sécurité et la conformité par des contrôles automatiques (IBAN, TVA intracommunautaire, SIREN, cohérence montants).

• Gagner en traçabilité avec un suivi complet des factures, de leur réception à leur règlement.

• Réduire les délais de validation grâce à des workflows intelligents et adaptés aux règles internes d’EEF.

• Optimiser la collaboration entre les comptables, les opérationnels et les valideurs en centralisant tous les flux.

Mise en œuvre

La solution DocuWare a été déployée et paramétrée pour couvrir l’ensemble du cycle fournisseur :

• Acquisition automatisée des documents via emails dédiés, imports serveurs et dépôts manuels, avec un apprentissage automatique (Intelligent Indexing) pour extraire les données clés.

• Structuration par entité (BU, magasins, filiales) avec bacs et armoires numériques dédiés, garantissant un traitement adapté à chaque périmètre.

• Contrôles d’intégrité automatisés (détection de doublons, vérification IBAN/SIREN, calculs HT/TVA/TTC, périodes comptables ouvertes).

• Workflows intelligents :

  • Imputation comptable et envoi automatique vers Sage X3.

  • Validation multi-niveaux selon seuils et règles internes.

  • Gestion des litiges et écarts (prix, quantités, commandes).

• Intégration complète avec Sage X3, incluant le retour d’informations de règlement.

Bénéfices

• Productivité accrue : réduction drastique du temps de saisie et de rapprochement.

• Fiabilité renforcée : diminution des erreurs grâce aux contrôles automatiques et aux rapprochements avec référentiels.

• Visibilité en temps réel : suivi de l’avancement des factures, des validations et des paiements.

• Traçabilité et conformité : archivage centralisé et sécurisé, avec historisation complète des actions.

• Pilotage amélioré : meilleure maîtrise des délais de paiement et des engagements financiers.