Avec un volume important de factures fournisseurs réparties entre frais généraux, commandes et documents annexes, EURO ETHNIC FOODS (EEF) devait composer avec une diversité d’entités (BU, magasins, filiales) et une multitude de fournisseurs. Résultat : suivi complexe, lourdeurs administratives, retards de validation et risque accru d’erreurs. L’entreprise a choisi de déployer une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) intégrée à son ERP Sage X3 pour transformer en profondeur la gestion de ses flux financiers.

Des enjeux clairs pour la direction financière

• Fluidifier le traitement en éliminant les tâches manuelles répétitives.

• Sécuriser les opérations avec des contrôles automatiques (IBAN, TVA intracommunautaire, SIREN, cohérence montants).

• Renforcer la traçabilité de bout en bout, de la réception de la facture à son règlement.

• Réduire les délais de validation grâce à des workflows intelligents adaptés aux règles internes d’EEF.

• Améliorer la collaboration entre comptabilité, opérationnels et valideurs via une plateforme centralisée.

Une mise en œuvre progressive et structurée

La solution DocuWare, connectée à Sage X3, couvre désormais l’intégralité du cycle fournisseur :

• Acquisition automatisée des documents (emails dédiés, imports serveurs, dépôts manuels) avec extraction intelligente des données clés.

• Structuration par entité (BU, magasins, filiales) via bacs et armoires numériques dédiés.

• Contrôles automatiques d’intégrité : doublons, IBAN/SIREN, calculs HT/TVA/TTC, conformité avec les périodes comptables.

• Workflows intelligents : imputation comptable, envoi automatique vers Sage X3, validation multi-niveaux selon seuils internes, gestion des litiges et écarts.

• Intégration complète avec Sage X3 incluant le retour d’informations de règlement.

Des bénéfices immédiats et durables

• Productivité accrue : réduction significative du temps de saisie et de rapprochement.

• Fiabilité renforcée : diminution des erreurs grâce aux contrôles et référentiels automatisés.

• Visibilité en temps réel : suivi précis de l’avancement des factures, des validations et des paiements.

• Conformité et traçabilité : archivage sécurisé, centralisé et historisé.

• Pilotage amélioré : maîtrise renforcée des délais de paiement et des engagements financiers.

Un cycle fournisseur digital, fiable et performant

Grâce à cette transformation, EURO ETHNIC FOODS s’est dotée d’une chaîne achat-facture plus rapide, sécurisée et pilotable. La fonction finance dispose désormais d’un outil moderne et robuste, qui simplifie le quotidien des équipes et soutient la croissance de l’entreprise.