Contexte et objectifs

Dans un contexte de croissance et de complexification des échanges fournisseurs, ce projet a été lancé pour optimiser et sécuriser le processus de gestion des factures. L’enjeu principal était de :

• Réduire les délais de traitement.

• Améliorer la fiabilité des données.

• Garantir la conformité des opérations comptables et administratives.

Solutions mises en œuvre

Le dispositif mis en place repose sur plusieurs leviers technologiques et organisationnels :

• Collecte automatique des bons de livraison via des connecteurs intelligents.

• Gestion centralisée des contrats fournisseurs, permettant de rattacher chaque facture au bon contrat ou à la commande correspondante.

• Interconnexion avec les outils existants, notamment Sage 1000 pour la comptabilité et SIGAL pour la gestion des achats et des stocks.

Ces intégrations ont permis de construire un flux automatisé, allant de la réception de la facture jusqu’à son enregistrement comptable et sa mise en paiement.

Bénéfices clés

La mise en œuvre du projet a généré des résultats concrets et mesurables :

• Réduction notable des délais de traitement, grâce à l’élimination des saisies manuelles et des relances papier.

• Amélioration de la traçabilité et du contrôle, avec un suivi clair des correspondances bons de livraison – contrats – factures.

• Conformité renforcée, notamment pour le respect des délais de paiement et l’archivage des pièces justificatives.

• Vision consolidée des engagements fournisseurs, facilitant le pilotage budgétaire.

Résultats observés

Les impacts opérationnels sont immédiats et tangibles :

• Simplification du processus de validation, avec un circuit clair, auditable et digitalisé.

• Réduction des litiges fournisseurs, grâce à une meilleure transparence des informations.

• Gain en productivité, permettant aux équipes comptables et achats de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Conclusion

Ce projet illustre comment l’optimisation et l’automatisation des flux fournisseurs peuvent générer une performance opérationnelle accrue, sécuriser les processus et renforcer la visibilité et la fiabilité des données, tout en libérant du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.