Contexte et périmètre

Dans le cadre de la transformation numérique de ses filiales EEF (gestion de marchandises) et Thémis (gestion de siège), Grand Frais a lancé deux projets Procure-to-Pay (P2P). L’objectif était de digitaliser l’ensemble du processus d’approvisionnement, depuis la commande jusqu’à la facturation fournisseur, pour gagner en efficacité, en traçabilité et en maîtrise des coûts.

Objectifs clés

• Automatiser les processus achats et comptables pour réduire les interventions manuelles.

• Renforcer la conformité des processus avec les règles internes et réglementaires.

• Améliorer la visibilité sur les dépenses pour un pilotage plus stratégique.

• Faciliter la collaboration transverse entre les services achats, logistique et finance.

Solutions technologiques mises en œuvre

• Intégration de la solution de GED DocuWare, permettant la dématérialisation et l’archivage des documents liés aux commandes et factures.

• Connexion directe à l’ERP Sage X3, assurant la synchronisation des données et l’automatisation des traitements (bons de commande, bons de réception, factures).

• Mise en place de workflows P2P standardisés et adaptés aux spécificités métiers de chaque entité.
  
  

Résultats concrets

• Réduction des erreurs de saisie et des anomalies de facturation grâce à l’automatisation.

• Fluidification des processus entre les équipes opérationnelles, administratives et comptables.

• Suivi en temps réel des commandes, des livraisons et des paiements.

• Gain de productivité et recentrage des équipes sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• Meilleure maîtrise des coûts, grâce à une vision consolidée des engagements et des dépenses.