Contexte et ambition

Dans une volonté de maîtriser les engagements fournisseurs et d’optimiser les coûts opérationnels, ce projet a été lancé pour structurer et digitaliser l’ensemble du cycle Purchase-to-Pay, en y intégrant également la gestion des contrats fournisseurs. L’enjeu principal : centraliser les flux, automatiser les tâches critiques, et garantir une traçabilité complète des engagements.

Objectifs opérationnels

• Digitaliser le processus d’achat jusqu’au paiement, en standardisant les pratiques.

• Assurer la conformité contractuelle à chaque étape du cycle d’approvisionnement.

• Réduire les coûts de traitement et limiter les erreurs manuelles.

• Améliorer la relation fournisseurs, en fluidifiant les échanges et les validations.

Solutions déployées

• Intégration de DocuWare, solution de gestion électronique des documents (GED), pour :

  • Centraliser les documents fournisseurs (contrats, commandes, factures).

  • Automatiser les workflows de validation et d’archivage.

• Interopérabilité avec Sage X3, garantissant la cohérence entre documents et données comptables.

• Mise en place de workflows contractuels, intégrant des points de contrôle qualité, juridiques et financiers.

• Création d’un référentiel fournisseur unique, facilitant le suivi des relations contractuelles.

Résultats obtenus

• Processus d’achat rationalisé, de la demande initiale jusqu’au paiement.

• Diminution des erreurs de saisie et des litiges liés aux engagements non formalisés.

• Vision claire des contrats en cours, des échéances et des obligations associées.

• Renforcement de la conformité, tant réglementaire qu’interne.

• Gain de temps significatif pour les équipes achats et comptabilité.