MasterGrid
Optimisation du cycle Purchase-to-Pay (P2P) et gestion des contrats fournisseurs
Contexte et ambition
Dans une volonté de maîtriser les engagements fournisseurs et d’optimiser les coûts opérationnels, ce projet a été lancé pour structurer et digitaliser l’ensemble du cycle Purchase-to-Pay, en y intégrant également la gestion des contrats fournisseurs. L’enjeu principal : centraliser les flux, automatiser les tâches critiques, et garantir une traçabilité complète des engagements.
Objectifs opérationnels
Digitaliser le processus d’achat jusqu’au paiement, en standardisant les pratiques.
Assurer la conformité contractuelle à chaque étape du cycle d’approvisionnement.
Réduire les coûts de traitement et limiter les erreurs manuelles.
Améliorer la relation fournisseurs, en fluidifiant les échanges et les validations.
Solutions déployées
Intégration de DocuWare, solution de gestion électronique des documents (GED), pour :
Centraliser les documents fournisseurs (contrats, commandes, factures).
Automatiser les workflows de validation et d’archivage.
Interopérabilité avec Sage X3, garantissant la cohérence entre documents et données comptables.
Mise en place de workflows contractuels, intégrant des points de contrôle qualité, juridiques et financiers.
Création d’un référentiel fournisseur unique, facilitant le suivi des relations contractuelles.
Résultats obtenus
Processus d’achat rationalisé, de la demande initiale jusqu’au paiement.
Diminution des erreurs de saisie et des litiges liés aux engagements non formalisés.
Vision claire des contrats en cours, des échéances et des obligations associées.
Renforcement de la conformité, tant réglementaire qu’interne.
Gain de temps significatif pour les équipes achats et comptabilité.