Contexte

Dans un environnement multi-sociétés et multi-flux, MASTERGRID faisait face à une lourde charge de traitement manuel des factures fournisseurs, qu’il s’agisse de frais généraux ou de factures sur commande. Ce mode de fonctionnement entraînait des risques élevés d’erreurs, de doublons et de retards de paiement, tout en mobilisant fortement les équipes comptables et ADV. Le défi était double : gagner en efficacité opérationnelle et renforcer la traçabilité des échanges, tout en assurant une intégration fluide avec l’ERP Sage X3.

Objectifs du projet

Le projet visait à transformer le traitement des factures en s’appuyant sur les leviers suivants :

• Centraliser tous les documents fournisseurs dans une GED unique pour une accessibilité et une sécurité optimales.

• Automatiser la collecte des factures, qu’elles soient sur commande ou de frais généraux.

• Déployer des workflows fiables pour le contrôle et l’imputation des dépenses, conformes aux règles comptables.

• Intégrer en temps réel la GED avec Sage X3, évitant les ressaisies et fiabilisant les données comptables.

• Offrir une visibilité complète aux utilisateurs sur le statut de chaque facture, jusqu’au règlement.

Mise en œuvre

La solution retenue repose sur DocuWare, paramétrée pour couvrir l’intégralité du cycle des factures :

• Acquisition automatisée via adresses mails dédiées et dépôts manuels dans des bacs intelligents (Intellix).

• Workflows paramétrés : contrôle d’intégrité (doublons, montants, IBAN), imputation des frais généraux, rapprochement commandes/réceptions.

• Interfaces bidirectionnelles avec Sage X3 : création automatique des écritures comptables, retour du numéro de pièce et suivi des règlements.

• Stockage centralisé et indexation pour une recherche instantanée et un lien documentaire complet entre factures, bons de livraison et commandes.

• Accompagnement au changement : formation des key users et référents internes pour garantir l’adoption et l’efficacité du système.

Bénéfices apportés

La mise en œuvre de ce projet a généré des résultats concrets et mesurables :

• Réduction significative des délais de traitement grâce à l’automatisation et à la circulation fluide des factures.

• Fiabilisation des données comptables grâce à des contrôles systématiques et à l’intégration directe avec Sage X3.

• Visibilité renforcée pour la direction financière et opérationnelle, avec un suivi en temps réel des statuts et règlements.

• Allègement des tâches manuelles, permettant aux équipes comptables de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

• Traçabilité et conformité optimisées grâce à une gestion documentaire sécurisée et centralisée.

Conclusion

Ce projet illustre comment la modernisation et l’automatisation des processus comptables peuvent transformer la gestion fournisseurs d’un groupe multi-sociétés. MASTERGRID a ainsi amélioré son efficacité opérationnelle, sécurisé ses flux financiers et offert aux équipes et à la direction un outil performant, fiable et transparent, contribuant directement à la performance globale de l’entreprise.