Contexte

MASTERGRID souhaitait moderniser et sécuriser la gestion de ses flux fournisseurs. Le traitement des factures, encore largement manuel, mobilisait un temps important des équipes comptables et exposait l’entreprise à des risques d’erreurs (saisies, doublons, retards de validation). L’enjeu était double : gagner en efficacité opérationnelle et renforcer la traçabilité des échanges, tout en fluidifiant l’intégration avec l’ERP Sage X3.

Objectifs du projet

• Centraliser l’ensemble des documents fournisseurs dans une GED unique.

• Automatiser la collecte des factures, qu’elles soient sur commande ou de frais généraux.

• Déployer des workflows de contrôle et d’imputation fiables et conformes aux règles comptables.

• Intégrer en temps réel la GED avec Sage X3 pour éviter les ressaisies et fiabiliser les données comptables.

• Donner aux utilisateurs une vision claire du statut de chaque facture, jusqu’au règlement.

Mise en œuvre

La solution retenue s’appuie sur DocuWare, paramétrée pour couvrir le cycle complet des factures :

• Acquisition automatisée via adresses mails dédiées et dépôts manuels dans des bacs intelligents (Intellix).

• Workflows paramétrés : contrôle d’intégrité (doublons, montants, IBAN), imputation des frais généraux, rapprochement commandes/réceptions.

• Interfaces bidirectionnelles avec Sage X3 pour la création automatique des écritures comptables, le retour du numéro de pièce et le suivi des règlements.

• Stockage centralisé et indexation permettant une recherche instantanée et le lien documentaire entre factures, bons de livraison et commandes.

• Accompagnement au changement par la formation des key users et référents internes.

Bénéfices apportés

• Réduction des délais de traitement grâce à l’automatisation et la circulation fluide des factures.

• Fiabilisation des données par des contrôles systématiques et l’intégration directe avec Sage X3.

• Amélioration de la visibilité pour les directions financière et opérationnelle, avec un suivi en temps réel des statuts et règlements.

• Allègement des tâches manuelles permettant aux équipes comptables de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

• Meilleure traçabilité et conformité grâce à une gestion documentaire sécurisée et centralisée.