Contexte et finalité

Dans un contexte d’évolution des priorités stratégiques et de besoin accru en efficacité opérationnelle, ce projet a été conçu pour repousser les limites des schémas organisationnels existants. Il visait à repenser en profondeur les processus métiers, en y intégrant des outils digitaux adaptés et une démarche de conduite du changement structurée.

Conception de nouveaux processus opérationnels

• Cartographie et réingénierie des processus existants : identification des points de friction, doublons et tâches redondantes.

• Définition de workflows simplifiés : en cohérence avec les objectifs de fluidité, de transparence et de performance.

• Intégration de modules spécifiques, notamment pour le traitement des factures fournisseurs, assurant un suivi automatisé, un rapprochement facilité avec les engagements budgétaires, et une meilleure visibilité sur les dépenses.

Amélioration de la coordination inter-équipes

• Harmonisation des pratiques entre les services métiers et les fonctions support.

• Mise en place de canaux de communication clairs et réactifs, favorisant la collaboration transverse.

• Partage d’indicateurs communs de performance pour garantir un pilotage cohérent et aligné sur les objectifs globaux.

Stratégie de conduite du changement

La réussite du projet a reposé sur une approche progressive et inclusive :

• Diagnostic organisationnel pour comprendre les freins et leviers d’adhésion.

• Sensibilisation et formation des équipes à l’utilisation des nouveaux outils et à l’adoption des nouveaux réflexes métiers.

• Appui managérial : mobilisation des encadrants comme relais du changement et garants de l’appropriation locale.

Impacts observés

• Gain de temps opérationnel et réduction de la charge administrative.

• Renforcement de la performance collective, grâce à des processus plus lisibles et mieux partagés.

• Amélioration de la qualité des décisions, rendues plus rapides et mieux informées.

• Pilotage financier renforcé, notamment par une meilleure maîtrise du traitement des factures fournisseurs.