Contexte et finalité

Dans un contexte d’évolution des priorités stratégiques et de besoin accru en efficacité opérationnelle, ce projet a été conçu pour repenser en profondeur les schémas organisationnels existants. L’objectif était de transformer les processus métiers, en intégrant des outils digitaux adaptés et une démarche de conduite du changement structurée.

Conception de nouveaux processus opérationnels

Le projet a reposé sur une réingénierie complète des processus :

• Cartographie des processus existants : identification des points de friction, doublons et tâches redondantes.

• Définition de workflows simplifiés, alignés sur les objectifs de fluidité, de transparence et de performance.

• Intégration de modules spécifiques, notamment pour le traitement des factures fournisseurs, assurant un suivi automatisé, un rapprochement facilité avec les engagements budgétaires et une meilleure visibilité sur les dépenses.

Amélioration de la coordination inter-équipes

Pour renforcer la collaboration et l’efficacité collective :

• Harmonisation des pratiques entre services métiers et fonctions support.

• Mise en place de canaux de communication clairs et réactifs, favorisant la collaboration transverse.

• Partage d’indicateurs communs de performance, garantissant un pilotage cohérent et aligné sur les objectifs globaux.

Stratégie de conduite du changement

La réussite du projet a reposé sur une approche progressive et inclusive :

• Diagnostic organisationnel pour identifier freins et leviers d’adhésion.

• Sensibilisation et formation des équipes à l’usage des nouveaux outils et à l’adoption des nouveaux réflexes métiers.

• Appui managérial, mobilisant les encadrants comme relais du changement et garants de l’appropriation locale.

Impacts observés

Les résultats concrets du projet sont multiples :

• Gain de temps opérationnel et réduction de la charge administrative.

• Renforcement de la performance collective, grâce à des processus plus lisibles et mieux partagés.

• Amélioration de la qualité des décisions, rendues plus rapides et mieux informées.

• Pilotage financier renforcé, notamment grâce à une meilleure maîtrise du traitement des factures fournisseurs.

Conclusion

Ce projet démontre comment la réingénierie des processus métiers, couplée à une démarche de conduite du changement, peut transformer durablement l’organisation, renforcer la performance collective et améliorer la fiabilité des décisions et du pilotage financier. Une approche structurante qui allie digitalisation, fluidité opérationnelle et excellence managériale.