Dans un contexte où la maîtrise des coûts et la rigueur comptable sont des leviers essentiels de performance, THEMIS Realty a choisi de moderniser en profondeur la gestion de ses factures fournisseurs. L’entreprise s’est appuyée sur la solution de Gestion Électronique de Documents DocuWare, interfacée avec l’ERP comptable Sage X3, afin d’automatiser et sécuriser le cycle de vie des factures de frais généraux et de travaux.

Un projet structurant pour la fonction finance

Le processus de traitement des factures, souvent chronophage et exposé aux erreurs manuelles, est désormais piloté par une chaîne digitale intégrée. Chaque facture est automatiquement collectée, indexée et stockée dans une armoire documentaire unique, garantissant traçabilité et conformité.
L’ensemble des étapes – de l’intégrité des données au bon à payer – est pris en charge par des workflows intelligents qui assurent cohérence, validation et fluidité des circuits comptables.

Des bénéfices concrets pour l’organisation

• Fiabilité renforcée : contrôles automatiques des doublons, vérification des montants et des coordonnées bancaires, réduction du risque de fraude.

• Productivité accrue : automatisation des tâches répétitives, intégration directe avec Sage X3, diminution des délais de traitement.

• Pilotage optimisé : visibilité en temps réel sur le statut des factures et l’avancement des validations.

• Conformité assurée : archivage structuré, gestion fine des droits utilisateurs, respect des standards comptables.

Une collaboration fluide entre acteurs

Grâce à une matrice de validation et à des circuits adaptés aux différents types de factures (frais généraux vs travaux), chaque intervenant – comptabilité, contrôle de gestion, valideurs – reçoit automatiquement la bonne tâche au bon moment. Le tout soutenu par des notifications claires et une ergonomie simple qui favorisent l’adoption par les équipes.

Une transformation digitale au service de la performance

Avec ce projet, THEMIS Realty franchit une étape clé dans la digitalisation de ses processus financiers. La solution déployée apporte une meilleure gouvernance des flux, tout en libérant du temps pour les équipes finance afin qu’elles se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

En choisissant DocuWare et Sage X3, THEMIS démontre qu’une fonction support peut devenir un véritable accélérateur de performance et de fiabilité pour l’ensemble de l’organisation.