Contexte

Thuasne, acteur majeur du dispositif médical, gérait jusqu’ici ses flux de factures fournisseurs et de demandes d’achats au travers de processus dispersés, parfois manuels, générant des pertes de temps, des risques d’erreurs et un manque de visibilité pour les équipes comptables et financières. Avec l’entrée en vigueur progressive de la facturation électronique et la nécessité de fluidifier la chaîne d’approvisionnement, l’entreprise a choisi de moderniser en profondeur la gestion documentaire et les circuits de validation.

Enjeux et objectifs

L’ambition du projet était double :

• Fiabiliser et automatiser le traitement des factures, qu’elles soient avec ou sans ordre d’achat.

• Centraliser et simplifier la gestion des demandes d’achats pour améliorer la collaboration entre services.

À travers cette transformation, Thuasne cherchait à :

• Réduire les délais de traitement et de validation.

• Limiter les erreurs et doublons grâce à des contrôles automatisés.

• Sécuriser les paiements fournisseurs en garantissant la cohérence des données.

• Préparer l’entreprise aux nouvelles obligations de facturation électronique.

• Donner à la direction financière une meilleure visibilité sur les engagements et dépenses.

Mise en œuvre

La solution DocuWare a été déployée et intégrée à l’ERP Infor M3 afin d’automatiser l’ensemble de la chaîne :

• Workflows de factures : acquisition centralisée (papier, mail, Outlook), indexation intelligente (lecture automatique des données), contrôles de cohérence (montants, TVA, IBAN, devises…), circuits de validation adaptés selon la nature des factures (avec ou sans OA).

• Gestion des demandes d’achats : formulaires web DocuWare, notifications hiérarchiques, workflows de validation, éventuelles négociations achats, puis envoi automatique des commandes dans M3.

• Interopérabilité renforcée : interfaces bidirectionnelles entre DocuWare et M3 (référentiels fournisseurs, sociétés, commandes, TVA, centres de coûts…), exports automatisés pour la création des pièces comptables.

• Sécurité et accessibilité : mise en place du SSO via Azure Active Directory, gestion fine des autorisations et des rôles utilisateurs.

Bénéfices

Ce projet a permis à Thuasne de franchir un cap dans la digitalisation de sa fonction finance :

• Productivité accrue : réduction des tâches manuelles et des ressaisies.

• Fiabilité renforcée : contrôles automatiques qui sécurisent le cycle achat-facture.

• Conformité assurée : anticipation des exigences réglementaires de la facturation électronique.

• Pilotage amélioré : vision claire des engagements et des flux financiers en temps réel.

• Expérience utilisateur simplifiée : circuits de validation fluides et unifiés pour les équipes comptables, achats et managers.